Reuniones Productivas

Las reuniones pueden definirse como grupos de personas convocadas para trabajar juntas, durante un tiempo determinado, con un objetivo específico.

Destacan dos afirmaciones: “con un objetivo específico” y “durante un tiempo determinado”. Son estos dos elementos los que diferencian las reuniones de trabajo productivas de aquellas ineficaces.

Los tipos de reuniones de trabajo son:

• De Información. Normalmente, una reunión se lleva a cabo con el fin de facilitar o recoger información.

• De Planificación. Una reunión también puede realizarse con el objeto de actuar sobre la información.

• De Generación de Ideas y Creatividad. Son aquellas que estimulan el aporte de ideas de los participantes mediante consultas y preguntas sobre un tema, no son muy utilizadas más dan muy buen resultado.

• De Resolución de Problemas. Son aquellas en las que el responsable las convoca con el fin de analizar las causas de un problema, así como las posibles vías de su solución.

• De Toma de Decisión. Son aquellas en las que la finalidad de la misma es la toma de una decisión en el seno del grupo participante.

Para llevar a cabo reuniones de trabajo eficaces es preciso tener en cuenta una serie de aspectos en los tres momentos clave:

Antes de las reuniones de trabajo

Una de las maneras de prevenir algunos de los problemas que dificultan el desarrollo de reuniones de trabajo eficaces, es su preparación. Este es el momento de pensar sobre cómo pueden manejarse las situaciones que puedan surgir durante la reunión.

Planificar las 3P

Programa. Definir los aspectos más importantes, incluyendo la identificación del objetivo, participantes, programa de la reunión y su duración.

El objetivo. Por ello, no se debe asistir, ni comenzar una reunión sin saber o tener claro cuál es el objetivo que se pretende lograr en la misma. A tales efectos, es preciso definir el objetivo y la finalidad de la reunión, a poder ser por escrito, lo más clara y brevemente posible.

Confeccionar y revisar la agenda. Definir ¿Quién hará qué?, se recomienda manejar no más de 5 a 7 temas, cada tema o intervención debe ser de 20 minutos o menos. Lo idóneo es que la reunión dure una hora y media, en casos extremos máximo tres horas.

Preparación. Cada participante debe asegurar de llega a la reunión con el contenido y la presentación preparados y prever cualquier solicitud de información que pudiera surgir de su intervención. Además, debe prepararse interiormente para llegar con una actitud positiva y productiva a la reunión.

Puntualidad. Llegar temprano. Revisar el espacio físico. Empezar puntualmente es el primer elemento de control a establecer. Con frecuencia se tiene la tendencia a esperar a los rezagados. ¡No hacer eso nunca! Finalizar también puntualmente. Llegar puntual es una muestra de respeto a tiempo de los demás.

Durante las Reuniones de Trabajo, entregar las 3E

Enfoque. Comenzar cada reunión con un breve repaso a los puntos de la agenda del día. Este es el momento de añadir, eliminar o modificar alguno de sus puntos, así como el tiempo estimado para tratar cada uno de ellos.

Durante las reuniones de trabajo, los asistentes deben estar centrados en el tema que se trate en cada momento. No hay que permitir largas pausas ni discusiones demasiado largas.

Asimismo, es importante reducir los principales distractores de las reuniones:

• Uso limitado de Celulares.

• No formar grupillos, realizando comentarios al margen de la reunión o sostener conversaciones paralelas.

• Tratar de no interrumpir la reunión con salidas y entradas a la sala.

Eficiencia. Mantener un alto grado de energía y velocidad para optimizar el uso del tiempo. Cada participante expone sus temas haciendo uso óptimo del tiempo, la comunicación debe ser tipo resumen, sin quejas, sin ataque y sin historias. Asimismo:

• Organizar sus intervenciones, reflexionando antes de hablar, tomando notas, estructurando mentalmente las ideas a transmitir.

• Hablar en el momento oportuno argumentando las ideas con solidez y aportando datos lo más objetivos posibles que apoyen la tesis que se defiende.

• Escuchar evitando interrumpir al que habla.

Equilibrar. El líder debe buscar las contribuciones de los participantes a los temas tratados. Esto solo se logra con el respeto a las opiniones, es vital no interrumpir a las personas mientras hablan. Resumir los puntos de acuerdo y clarificar las opiniones opuestas. Se debe estar seguro de que todos entienden lo mismo cuando se expresan las posturas y puntos de vista. Asimismo, equilibrar las distribuciones de responsabilidades y compromiso de acción.

Después de las Reuniones de Trabajo, recordar las 3R:

Resumir y cierre la reunión. Recapitular los logros alcanzados, las decisiones tomadas, qué temas han sido cerrados, relacionándolos con los objetivos originales.

Una vez revisadas las conclusiones, es preciso establecer un plan de acción consecuente donde se concrete:

• Qué hay que hacer.

• Quién lo tiene que hacer. quien es el responsable.

• Para cuándo lo tiene que hacer.

Y cuando todos tienen claro los compromisos adquiridos en la misma se debe dar por terminada la reunión.

Para finalizarla es aconsejable mostrar el reconocimiento por la colaboración recibida, agradeciendo la participación.

Elaborar el acta de la reunión, que ha de ser breve y operativa.

Rendiciones de Cuentas. Debe establecerse cuando y quién le dar seguimiento a los puntos acordados en la reunión, es común que se hagan acuerdo que no se convierten en acciones, es importante garantizar que el tiempo invertido en la reunión se traduzca en acciones productivas.

Revisar la efectividad. Tras una reunión de trabajo, es conveniente plantearse algunas cuestiones que permitan evaluarla con mayor profundidad y establecer acciones de mejora.

• ¿Cómo transcurrió?

• ¿Se ajustó su desarrollo al orden del día?

• ¿Qué hay que hacer para la próxima vez?

• ¿Qué fue bien y qué no tan bien?

Una sencilla lista de verificación de reuniones de trabajo se expone a continuación.